Microsoft Office, Jenis-Jenis Dan Kegunaannya

Dalam mengoperasikan sebuah komputer, kita sudah sering mendengar tentang berbagai program aplikasi untuk mempermudah pekerjaan seseorang dan salah satu program aplikasi yang sangat familiar saat ini sangatlah banyak antara lain adalah Microsoft Office merupakan aplikasi perkantoran buatan dari perusahaan Microsoft, yang anda bisa jalankan di PC atau Laptop dibawah system operasi Windows dan Mac OS X, dimana didalam paket aplikasi Microsoft Office terdapat beberapa aplikasi terkenal mulai dari Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook, visio, Publisher dan Microsoft Access. Beriku ini adalah beberapa jenis Microsoft office

Jenis-Jenis Microsoft office

Sebagai suatu program aplikasi yang paling banyak digunakan oleh banyak orang, untuk mempermudah urusan pekerjaan, microsoft office sendiri memiliki berbagai jenis.

1. Microsoft Word

Microsoft Word merupakan salah satu software Ms.Office yang paling sering digunakan pengolah dokumen seperti proposal, surat dan dokumen lainnya. Aplikasi ini dikembangkan oleh Microsoft yang terdapat dalam paket Microsoft Office. Microsoft Office ini berisi Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, Microsoft Publisher, Micosot Outlook, Microsoft FrontPage, Microsoft Info Path, Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Groove, Microsoft One Note.

Microsoft Word memiliki logo berupa huruf W dan dihiasi warna biru. Hasil keluarannya berupa format .docx . Aplikasi ini diterbitkan pada tahun 1983 sebagai Multi Tool Word untuk Xenix. Versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2 dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word. Di Microsoft Office 2013, namanya menjadi Word.

Fungsi Microsoft Word

Fungsi utamanya adalah sebagai software pengolah kata sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan mengolah kata dapat dilakukan dengan mudah dengan bantuan aplikasi-aplikasi didalamnya seperti,

  • Membuat surat
  • Membuat tabel
  • Membuat tulisan dengan berbagai variasi (word Art)
  • Memasukan gambar
  • Dan membuat dokumen

Banyak sekali kegunaan dari Microsoft Excel ini yang bisa kita gunakan , selanjutnya sesuai kebutuhan kamu ingin memanfaatkan Microsoft Excel ini untuk apa

Manfaat Microsoft word

Adapun manfaat dari microsoft word adalah sebagai berikut:

  • Memudahkan Dalam Menyelesaikan Pekerjaan

Dengan microsoft word kita bisa membuat dokumen sesuai dengan yang kita inginkan dan kita bisa mengedit dan merubah jika terjadi kesalahan sebelum dicetak. Anda juga bisa membuat tabel dengan variasi sesuai dengan yang anda inginkan.

  • Menghemat Waktu dalam Pekerjaan

Dengan kita menggunakan microsoft word kita dapat menghemat waktu dalam menyelesaikan tugas, dengan bantuan fungsi-fungsi yang ada pada Microsoft word contohnya adalah fungsi Mail Marge dimana kita dapat membuat surat massal sehingga dapat menghemat waktu dibandingkan dengan mengetik satu persatu.

  • Menghemat Kertas dan Biaya

Dengan microsoft word kita dapat menghemat kertas yang digunakan karena kita bisa menyimpan hasil pekerjaan kita dalam bentuk file sehingga tidak memerlukan banyak kertas untuk mencetak dokumen untuk archive dan juga akan lebih menghemat biaya operasional.

2. Microsoft Excel

Selain Ms. Word di atas, aplikasi yang terkenal dari Ms. Office adalah MS. Excel yang merupakan aplikasi untuk pengolahan angka (Aritmatika) seperti membuat tabel, jurnal keuangan, dll. Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil,

Namun untuk melakukan perhitungan secara otomatis yang dapat berupa perhitungan dasar, rumus, pemakaian fungsi-fungsi, pengolahan data dan tabel, pembuatan grafik dan menajemen data. Pemakaian rumus sendiri dapat berupa penambahan, pengurangan, perkalian dan lain sebagainya. Sedangkan pemakaian fungsi-fungsi dapat berupa pemakaian rumus yang bertujuan untuk menghitung dalam bentuk rumus matematika maupun non matematika.

Aplikasi ini berjenis spreadsheet atau kumpulan dari Sel yang terdiri atas baris dan kolom tempat anda memasukkan angka pada Microsoft Excel. Jumlah Sel Microsoft Excel 2016 terdiri dari 1.048.576 Baris dan 16.384 Kolom atau 17.179.869.184 Sel.Hal ini membuat Ms Excel sebagai salah satu program komputer yang banyak digunakan untuk komputer mikro sampai saat ini. Saat ini, bahkan program ini menjadi program spreadsheet yang paling banyak dicari oleh banyak pihak.

Versi Microsoft Excel

  • Tahun Versi Excel
  • 1985 Excel 1.0
  • 1987 Excel 2.0
  • 1988 Excel 1.5
  • 1989 Excel 2.2
  • 1990 Excel 3.0
  • 1991 Excel 3.0
  • 1992 Excel 4.0
  • 1993 Excel 5.0
  • 1995 Excel 7
  • 1997 Excel 97 (Excel 8)
  • 1998 Excel 8.0
  • 1999 Excel 2000 (Excel 9)
  • 2000 Excel 9.0
  • 2001 Excel 2002 (Excel 10)
  • 2001 Excel 10.0
  • 2003 Excel 2003 (Excel 11)
  • 2004 Excel 11.0
  • 2007 Excel 2007 (Excel 12)
  • 2010 Excel 2010 (Excel 14)
  • 2013 Excel 2013 (Excel 15)

Komponen Microsoft Excel

Dalam Microsoft Excel terdapat beberapa bagian atau komponen, diantaranya yaitu :

  • Row Heading, penunjuk lokasi baris dalam sebuah lembar kerja (worksheet) Excel
  • Column Heading, penunjuk lokasi kolom dalam sebuah lembar kerja Excel
  • Cell Pointer, penunjuk sel yang aktif
  • Formula Bar, Tempat di mana rumus diketikkan untuk digunakan dalam sebuah lembar kerja Excel.

Fungsi Dan Kegunaan Microsoft Excel

Microsoft Excel sudah tak asing dalam kehidupan kita sehari-hari,Microsoft Excel memiliki banyak sekali fungsi antara lain,

  • Membuat sebuah laporan keuangan
  • Membuat Daftar Nilai
  • Membuat daftar hadir
  • Melakukan operasi kali,bagi, rerataan dengan cepat
  • Menghitung Kurs Mata Uang
  • Membuat Grafik dan Tabel dari suatu penghitungan
  • Membuat diagram batang,diagram garis dan diagram lingkaran
  • Membantu kita dalam menyelesaikan soal-soal logika dan matematika
  • Membuat presentasi jadi lebih praktis dan mudah
  • Menyajikan data secara tepat,rapi dan akurat

Kelebihan Microsoft Excel

Microsoft Excel sebagai program populer memiliki kelebihan/keunggulan diantaranya yaitu :

  • Antarmuka pengguna yang userfriendly.
  • Tersedianya fitur untuk membuat grafik data.
  • Adanya fitur pemrograman VBA.
  • Kemampuan menyimpan data dalam jumlah besar.
  • Mudah dioperasikan jika paham rumus dan logika dalam Excel.

Kekurangan Microsoft Excel

Selain memiliki kelebihan, Microsoft Excel juga memiliki kekurangan/kelemahan diantaranya yaitu :

  • Merupakan program berlicensi sehingga harus membayarnya kepada pengembang.
  • Jika belum tahu rumus dan logika excel, akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya.
  • Jika salah menggunakan rumus akan berakibat pada kesalahan membaca data.

3. Microsoft Power Point

PowerPoint merupakan salah satu aplikasi yang ada dalam paket Microsoft Office. PowerPoint adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat sebuah bahan presentasi dalam bentuk slide. Aplikasi ini bisa digunakan untuk keperluan mengajar, presentasi dan bisa juga untuk membuat animasi sederhana, PowerPoint berjalan di atas komputer PC berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Macintosh yang menggunakan sistem operasi Apple Mac OS, meskipun pada awalnya aplikasi ini berjalan di atas sistem operasi Xenix.

Kehadiran powerpoint membuat sebuah presentasi berjalan lebih mudah dan menggantikan cara presentasi kuno yaitu dengan transparasi proyektor atau biasa disebut OHP (Over Head Proyector). Dengan adanya Ms Powerpoint, membuat presentasi menjadi sangat mudah karena didukung dengan fitur fitur yang canggih dan menarik. Di dalam terdapat berbagai macam tools dan template yang memberikan efek tertentu pada sebuah presentasi. Dengan menggunakan program yang satu ini, maka presentasi yang disajikan akan lebih menarik.

Fungsi Microsoft Power Point

  • Membuat presentasi dalam bentuk slide-slide
  • Menambahkan audio, video, gambar, dan animasi dalam presentasi sehingga presentasi lebih menarik.
  • Mempermudah dalam mengatur dan mencetak slide,
  • Membuat presentyasi dalam bentuk softcopy sehingga dapat dengan mudah diakss dan di share melalui perangkat computer.

Kelebihan Microsoft Power Point

  • Mudah untuk dioperasikan
  • Tersedia berbagai macam desain dan animasi
  • Tersedia berbagai macam template menarik
  • Dapat dibuat dalam berbagai format

4. Microsoft Office Outlook

Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft Office . Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Versi kecil dari Outlook adalah Microsoft Outlook Express yang diberikan secara cuma-cuma oleh perusahaan Microsoft , bersamaan dengan web browser IE ( Internet Explorer ). Microsoft Outlook Express ini kemudian diganti dengan program Windows Mail di Windows Vista.

Anda juga bisa menggunakan Microsoft Outlook ini di semua perangkat windows, bukan hanya di komputer saja. Misalnya saja program Outlook Mobile yang memungkinkan penggunanya untuk saling berbagi data Outlook ke smartphone. Adapun tambahan fitur Add ons yang dapat menghubungkan Blackberry atau merk handphone lain dengan Outlook.

Fungsi Microsoft Outlook 

  • Untuk membaca email secara offline.
  • Untuk mengirim email secara cepat dan efisien.
  • Untuk mencadangkan email di PC.
  • Untuk melakukan penjadwalan.
  • Untuk membuat dan mengatur address book.

Keunggulan Microsoft Outlook

Microsoft Outlook mempunyai berbagai kelebihan, diantaranya yaitu :

  • Interface ( tampilan ) sederhana namun tetap elegan.
  • Memungkinkan pengguna untuk melakukan video call dengan Skype.
  • Memiliki fitur undo untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilaksanakan.
  • Bisa dengan mudah terhubung ke sosmed ( social media ).
  • Memiliki kapasitas SkyDrive sebesar 7 GigaByte.
  • Dapat secara langsung mengedit dokumen office di SkyDrive
  • Dapat memilah email masuk sesuai kategori yang dikehendaki.
  • Dapat terhubung ke perangkat mobile seperti smartphone.

5. Microsoft Office InfoPath

Microsoft InfoPath (nama lengkapnya adalah Microsoft Office InfoPath) adalah sebuah program aplikasi yang digunakan untuk mengembangkan formulir entri data berbasis XML, awalnya dirilis sebagai Microsoft Office System 2003 dan kini menjadi bagian dari Microsoft Office System 2007. Ketika dikembangkan, InfoPath memiliki nama kode XDocs dan menawarkan fitur-fitur seperti kemampuannya untuk membuat dan menampilkan dokumen XML dengan dukungan terhadap skema XML yang didefinisikan sendiri.

Aplikasi ini juga dapat dikonfigurasikan agar dapat terhubung terhadap sistem eksternal dengan menggunakan XML Web Services melalui Microsoft XML Parser (MSXML) dan SOAP Toolkit. Selain itu, sistem back-end dan middle-tier juga dapat dikonfigurasikan agar dapat berkomunikasi dengan menggunakan standar-standar layanan Web seperti SOAP, UDDI dan WSDL.

Salah satu kelebihan dari infopath adalah dukungan terhadap XML. Format xml merupakan format yang dapat digunakan pertukaran data baik internet maupun intranet. Dengan menggunakan infopath ini anda bisa menentukan bentuk design dari form yang akan kita buat sesuai dengan yang anda butuhkan. InfoPath sendiri sudah menyediakan template-template yang langsung bisa digunakan untuk keperluan kita seperti : Absence Request, Invoice, Meeting Agenda, Resume, Service Request, Time Card, Sales Report, Travel Request dll.

6. Microsoft Visio

Ms. Office juga memberikan fasilitas kepada pengguna berupa Ms. Visio, aplikasi ini banyak digunakan untuk pembuatan flowchart. Selain membaut diagram alir atau flowchart, Visio juga sangat nyaman untuk pembuatan berbagai macam diagram, brainstorm dan juga beberapa skema jaringan.Microsoft Office pertama kali diperkenalkan pada tahun 1989. Microsoft mengembangkan perangkat lunak ini untuk membantu pekerjaan kantor, seperti Microsoft Office Word yang ditujukan untuk membantu pekerjaan pengolah kata, Microsoft Office Excel yang ditujuan untuk membantu pekerjaan pengolah angka, dan masih banyak lainnya.

Visio aslinya bukanlah buatan Microsoft Corporation, melainkan buatan Visio Corporation, yangdiakusisisi oleh Microsoft pada tahun 2000. Versi yang telah menggunakan nama MicrosoftVisio adalah Visio 2002, Visio 2003, dan Visio 2007 yang merupakan versi terbaru. Visio2007 Standard dan Professional menawarkan antarmuka pengguna yang sama, tapi seriProfessional menawarkan lebih banyak pilihan template untuk pembuatan diagram yang lebihlanjut dan juga penataan letak (layout). Selain itu, edisi Professional juga memudahkan penggunauntuk mengoneksikan diagram-diagram buatan mereka terhadap beberapa sumber data dan juga menampilkan informasi secara visual dengan menggunakan grafik

Fitur-fitur Yang Ada Dalam Microsoft Visio 

  • AutoConnect – Berfungsi untuk secara otomatis menghubungkan shape baru dengan shape yang telah ada dalamhalaman gambar sekaligus mengatur aligmentnya.
  • Data Link – Untuk mempermudah dalam menghubungkan diagram visio dengan sumber data, menghubungkan sumber data dengan shape data dan mengatur hubungan data yang dibuat.
  • Themes – Digunakan untuk memodifikasi tampilan diagram agar menjadi lebih menarik.
  • Data Graphics – Data yang dapat menvisualisasikan data yang terdapat di dalam shape tertentu

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Visio

  • Tools-tools nya sangat mudah dipahami
  • Cara penggunaannya yang mudah
  • Lebih banyak pilihan gambarnya

Kekurangan dalam Microsoft Visio

  • Instalasi yang rumit
  • Sedikitnya tutorial visio
  • Software tidak gratis

7. Microsoft Office Front Page

Microsoft FronPage adalah sebuah program aplikasi editor html dan sebagai alat bantu administrasi situs web. FrontPage di desain untuk menyembunyikan kode html dari halaman web yang di edit oleh pengguna dari mata penggun dengan FrontPage kita dapat melihat secara langsung apa yang akan tampil di web browser sewaktu kita mengedit halaman web di FrontPage, dikarenakan FrontPage adalah sebuah aplikasi yang berprinsip WYSIWYG (What You See Is What You Get) atau “Apa yang kamu lihat adalah apa yang kamu dapatkan”.

Dalam FrontPage salah satu fitur yang terkenal adalah Template Web yang otomatis. Template yang di buat oleh FrontPage mencakup system navigasi otomatis dan mampu menciptakan tombol-tombol yang dapat di animasikan untuk beberapa halaman yang telah di tambahkan oleh pengguna FrontPage dan juga dapat merancang suatu halaman yang ingin di tampilkan di web.

Kelebihan

  • mampu menampilkan struktur data dan situs web sehingga memudahkan navigasi terhadap situs web.
  • Memiliki editor gambar yang terintegrasi, terdapat fungsi-fungsi untuk tool umum secara mudah.
  • Mampu menampilkan data yang di buat oleh Microsoft office yang lainnya.

Kekurangan

  • jika tidak terbiasa dengan kode HTML, yaitu membuat tabel. Editor di Blogspot tidak menyediakan toolbar atau tombol untuk membuat tabel.
    Frontpage tidak bias digunakan untuk script editing.

8. Microsoft Office Acces

Program aplikasi komputer dari Ms. Officel lainnya adalah Ms. Acces, program ini digunakan untuk perusahaan kecil dan juga rumahan. Melalui aplikasi ini Anda bisa mengolah data dengan Microsoft Jet Database Engine. Program ini juga bisa menampilkan grafis yang sempurna sehingga mudah dipahami pengguna dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database.Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi.

Beberapa Fungsi Microsoft Access 

  • untuk membuat program aplikasi persediaan barang
  • untuk membuat program aplikasi gaji pegawai
  • untuk membuat program aplikasi kehadiran

Manfaat Microsoft Access

Program microsoft access mempunyai banyak sekali fungsi yang membantu kinerja seseorang dalam mengolah data sebagaimana telah disebutkan sebelumnya. Dari sekian banyak fungsi yang bisa diperankan oleh Microsoft Access, tentunya program ini mempunyai manfaat yang cukup signifikan dalam menambah tingkat kinerja seseorang. Selain menghemat waktu dan tenaga dalam mengolah database, tentunya microsoft access dapat mempermudah pelaksanaan pekerjaan yang tadinya terasa berat dan menjemukan.

Kelebihan Dan Kekurangan

Kelebihan program Microsoft access adalah mudah digunakan, praktis, serta user friendly atau mudah digunakan. Meskipun begitu, program ini juga mempunyai kekurangan berupa keharusan bagi penggunanya untuk membayar jika ingin menggunakan fitur-fitur yang ada dalam microsoft access. Biasanya program ini sudah di-bundling dengan program besutan Microsoft Office lainnya.

9. Microsof Office One Note

Microsoft OneNote adalah aplikasi Office yang berfungsi seperti kertas catatan, dimana kamu bisa menulis, menggambar, memasukkan obyek, mencorat-coret, menampilkan screenshot, memberi komentar, serta membagikannya dengan rekan sekerja. Berbeda dari Microsoft Word, di OneNote kamu bisa menulis dan meletakkan apapun di tempat manapun yang kamu suka. Hampir sama seperti saat mencorat-coret di kertas, di OneNote kamu juga bebas untuk meletakkan elemen catatan.

Fungsi One Note

  • Aplikasi Microsoft One Note memiliki beberapa fungsi/ manfaat antara lain
  • Untuk mencatat ide
  • Untuk menulis To Do List
  • Membuat Project Plan
  • Membuat Resep
  • Mencatat Shopping List
  • Menulis Quick Notes

Kelebihan One Note

  • Terintegrasi dengan microsoft office
  • Sinkronisasi dengan SkyDrive (Cloud Storage milik Microsoft)
  • Bisa memasukan apa saja layaknya buku catatan
  • Mudah dibagikan

Kelemahan One Note

  • Kelemahan atau kekurangan One Note adalah harganya yang mahal ($70). Memang tersedia versi gratis namun fiturnya dibatasi.

Dengan beberapa software yang disediakan oleh Microsoft Office, Anda bisa lebih mudah bekerja dan menyelesaikan pekerjaan. Selain biaya relatif terjangkau, Ms. Office adalah software keluaran Microsoft yang berkualitas dan dipakai banyak negara di dunia.

You Might Also Like